برامج إدارة مخزون المستودعات ، تحظى بأهمية كبيرة من جانب كل صاحب عمل، خاصة بعد زادت شعبيتها خلال العقد الماضي نتيحة التجارة الإلكترونية، وهو ما تطلب تطوير عمليات إدارة مخزون المستودعات التي تساعد المصنعين وتجار الجملة والموزعين وتجار التجزئة لتلبية احتياجات العملاء الذين يتطلعون إلى شراء المنتجات مباشرة من تجار الجملة أو تجار التجزئة بدلاً من الشركات المصنعة.
مع وجود مستودعات كثيرة فى جميع أنحاء العالم اليوم والتي تمتلكها شركات التجارة الإلكترونية، أصبحت إدارة المخزون ضرورية لمديري المستودعات، ومكونًا مهمًا في سلسلة التوريد الخاصة بأي مؤسسة.
ما هى إدارة المخزون ؟
تشير إدارة المخزون إلى إدارة المواد الخام والسلع النهائية المرتبطة مباشرة بالإنتاج، الغرض منها هو تتبع مخزونها حتى لا تنفد أبدًا
بصورة شاملة، إن وجود تطبيق مبسط لإدارة المستودعات لتحسين انتقاء مخزون مؤسستك وتخزينه يمكن أن يوفر لك الوقت والمال مع الحفاظ على تشغيل شركتك بكفاءة.
تحديات إدارة مخزون المستودعات اليوم
تتضمن برامج إدارة مخزون المستودعات إدارات فرعية كثيرة مثل تخزين وجرد البضائع المخزنة وعمليات الاستلام وأخذ العينات وتجديد المخزون.
تعد إدارة المستودعات جزءًا أكبر من إدارة المخزون الشاملة والتي تتضمن شراء البضائع من الموردين، وضمان إمكانية شحن المنتجات بأمان.
بصفة عامة ، يمكن من خلالها تتبع المخزون وتحسين عمليتي التخزين والانتقاء عند استلام العناصر أو إرسالها بعيدًا عن المستودع.
فيما يساعدك برنامج إدارة المخزون؟
سيساعدك برامج إدارة مخزون المستودعات في فهم التحديات الشائعة في إدارة مخزون شركتك ومن ثم مراقبته وتقديم الحلول المناسبة لإصلاحها.
فى نفس الوقت يتطلب التحكم في مخزون المستودعات أكثر من مجرد تنظيم المنتجات، فهو يساعد في إنشاء المحاذاة الصحيحة لاستراتيجية العمل وأنظمة التكنولوجيا والهندسة لتحسين رؤية المخزون ودقته.
يمكن أن يؤدي الفشل في مواجهة أي من هذه التحديات المشتركة إلى عدم الكفاءة وانخفاض الإنتاجية، ويضاف إلى ذلك العديد من التحديات الأخرى، وهي كالتالي:
أزمة نقص البضائع
يحدث نقص البضائع عند حدوث اضطراب في سلاسل التوريد، أي انهيار في تدفق البضائع إلى نقطة الوصول النهائية، وهي تسليم العميل.
يمكن للشركات اتخاذ خطوات للاستعداد ضد هذه الاضطرابات من خلال عمليات إدارة مخزون المستودعات الصحيحة.
على سبيل المثال ، من خلال تقييم مكان وجود معظم عملائهم، يمكنهم تحليل طرق النقل الأكثر فعالية لشحن البضائع إلى العملاء.
تقلبات السوق
يمكن أن تتقلب الأسواق بسبب عدد من العوامل، مثل: المنافسة العالمية وزيادة الخيارات المتاحة للعملاء.
تقنية التخزين الحديثة تمكن من رصد جميع العناصر داخل مستودعاتك، وتحديد مستوى كل عنصر، ومعرفة العناصر الأكثر طلبا والأقل مبيعا.
يمكن للشركات استخدام برامج إدارة مخزون المستودعات للاستعداد بشكل أفضل لتقلبات السوق من خلال الاحتفاظ بمخزون آمن.
وكذلك الاستفادة من تقنيات مثل تخطيط الطلب والتحليلات التنبؤية، أو عن طريق تنويع منتجاتها وزيادة شركائها.
خسارة المخزون
يعد فقدان المخزون أمرًا متكررًا، يمكن أن يشمل انكماش المخزون الخسارة أو السرقة أو الخطأ في الحساب أو تلف البضائع في المستودع.
يمكن لـ برامج إدارة مخزون المستودعات التخطيط بشكل أفضل للسعة، والحفاظ على مساحة المستودع محدثة بمنتجات للاسترجاع السريع.
زيادة على ذلك، تحسين رؤية ملصقات المنتجات، وإدارة مخصصات الخسائر، وتدريب الموظفين على ممارسات المناولة الآمنة
أنظمة إدارة المستودعات (WMS)
من أجل إدارة المخزون في مستودع أو منشأة تخزين، وتتبع عناصره ومراجعتها وإدارتها من أجل تلبية طلبات العملاء، ستتحول معظم الشركات إلى نظام إدارة المستودعات. ستختلف أفضل أنظمة إدارة المستودعات حسب احتياجاتك، نظرًا لاختلاف كل عملية تخزين.
يتيح برنامج إدارة المستودعات (يسمى أحيانًا برنامج WMS) إدارة وتنسيق المخزون والإجراءات في جميع أنحاء المستودع أو مركز التوزيع.
بجانب الاشراف على عمليات المستودعات، ومنح مديريها أدوات قوية لتصميم سير عمل المستودع والتحكم في المخزون، وجدولة العمل، وإنشاء الفواتير.
كيف يمكن إعداد وظائف إدارة المخزون؟
احيانا، يمكن توفير وظائف إدارة مخزون المستودعات من خلال برنامج Dexef، الذي يتيح أفضل وظائف برنامج إدارة جرد المستودعات :
- دقة أعلى في تنفيذ الطلبات
- انتقاء وشحن محسن
- أوقات تسليم أسرع
- كفاءة إدارة العمل
- زيادة وضوح حالة الطلب
- مساحة تخزين مثالية
- تصغير حركة المخزون
وظائف برامج إدارة مخزون المستوعات الشائعة
وعلاوة على التحديات السابقة، نجد برامج إدارة مخزون المستودعات تقدم العديد من الوظائف الرائعة:
- الانتقاء: التعجيل بعملية اختيار المنتج وتحسينها، والبحث عن المنتجات واختيارها وإعدادها لشحنها إلى تجار التجزئة أو مباشرة إلى المستهلكين.
ثم أرسل قوائم الاختيار إلى منتقي المستودعات التي تحتوي على معلومات العميل وتاريخ الطلب ووقته ورقم الطلب وموقع المنتج.
- الاستلام: إدارة عمليات التسليم والتفريغ وتخزين المخزون داخل المستودع أو مركز الاستيفاء.
- التخزين: قم بتخزين البضائع المستلمة في خيار التحميل الأحادي أو المختلط، معالجة البضائع المسلمة وتخصيص مساحة تخزين لها.
- الجرد الدوري: تتبع مستويات المخزون باستمرار وتسريع عملية التدقيق عن طريق تقسيمها إلى دفعات أصغر.
- توزيع البضائع: فيمكن توجيه البضائع التي يتم استلامها لتلبية الطلبات الحالية واستخدامها قبل شغل مساحة على أرفف المخزون الخاصة بك.
- الرقم التسلسلي وتتبع اللوتات: يسمح بتحديد وحدة معينة أو مجموعة مخزون لا يمكن تتبعها بسهولة كوحدات فردية.
- تخصيص الأوامر: إدخال أوامر من مصادر متنوعة وتعيين مهام الانتقاء والتعبئة للموظفين.
لماذا برامج إدارة المخزون مهمة ؟
يمكن لـ برامج إدارة مخزون المستودعات تحسين المبيعات وزيادة الأرباح. يتم ذلك عن طريق تسريع العمليات التي تحدث بعد إجراء عملية البيع. من خلال تقصير أوقات الشحن ، ستتمكن شركتك من معالجة المزيد من الطلبات بمعدل أسرع – مما يؤدي إلى زيادة إنتاجية الشركة بشكل عام.
وسنوضح ذلك فى النقاط التالية :
تصبح برامج إدارة مخزون المستودعات جزءًا حيويًا من أي مستودع من خلال تحسين سجلات المخزون ، وتحسين الخدمات اللوجستية ، وضمان دقة المنتج عبر التحديثات في الوقت الفعلي ، وتقديم خدمة عملاء أفضل.
تضيف برامج إدارة مخزون المستودعات أيضًا الكفاءة والاتساق إلى عمليات مراقبة الجودة الشاملة – بمعنى أنه في كل مرحلة من مراحل عملية الإنجاز ، سيكون العمال قادرين على انتقاء وتخزين المزيد من العناصر في وقت أقل لأن لديهم الأدوات المناسبة لتوجيههم.
علاوة على ذلك، يمكن أن تتكامل مع عمليات إدارة الأعمال الحالية ، مثل برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
ستتعامل مجموعة ERP الكاملة عادةً مع العمليات المحاسبية مثل الإيرادات والمصروفات والشراء وتكلفة المخزون العامة.
ما هو الفرق بين إدارة المستودعات وإدارة المخزون؟
هناك طرق عديدة لإدارة مخزون شركتك. غالبًا ما تُستخدم أنظمة إدارة مخزون التفصيلية جنبًا إلى جنب مع أنظمة إدارة المستودعات (WMS).
في الواقع ، يشير بعض الأشخاص إلى أنظمة الإدارة هذه بالتبادل. على الرغم من وجود تداخلات لا يمكن إنكارها بين إدارة المخزون والمستودعات ، إلا أن هناك اختلافات أساسية يجب أن تكون على دراية بها قبل تنفيذ أحدهما أو الآخر في عملك.
الاختلافات الرئيسية بين أنظمة إدارة المخزون وأنظمة إدارة المستودعات هي:
1- يمكن استخدام تتبع المخزون من قبل أي عمل به مخزون ، بغض النظر عما إذا كان لديهم مستودع أو مركز توزيع. يمكن أن يكون شيئًا بسيطًا مثل موقع بيع بالتجزئة لمتجر واحد يتتبع العناصر الموجودة على أرضية المنتج.
2- تميل إدارة المستودعات إلى أن تكون عملية أكثر تعقيدًا تركز بشكل أكبر على إدارة وتنسيق المخزون والإجراءات في جميع أنحاء المستودع أو مركز التوزيع. الهدف من برنامج WMS هو التحكم بشكل أفضل في سير عمل المستودع من خلال مواقع المخزون الخاضعة للرقابة ، وتحسين الانتقاء والتعبئة ، وجدولة العمالة ، والتنسيق مع ساحات وأرصفة الشحن.
ما الإجراءات المتبعة فى أنظمة إدارة المستودعات ومستقبلها؟
الاتجاه الجديد في التخزين هو اتباع بعض الإجراءات فى المستودعات ، أو عملية استبدال العمال البشريين بالروبوتات والمركبات والتقنيات الآلية الأخرى. تعمل أنظمة المستودعات من خلال تبسيط عمليات المستودعات من خلال وسائل آلية مثل أنظمة النقل ومسح الأجهزة عند نقاط التفتيش والتخزين والاسترجاع عبر أنظمة الروبوتات.
تقدم أنظمة المستودعات ، مثل بعض أنظمة إدارة جرد المستودعات الأحدث ، ما يلي:
- انتقاء الطلبات بشكل أكثر دقة من خلال أدوات التتبع وأنظمة AS / RS لتقليل الأخطاء البشرية أو أدوات RFID لتتبع أكثر بساطة لإدارة المخزون
- تبسيط عمليات سلسلة التوريد متعددة المستويات لمزامنة الدخل والعمليات الصادرة بشكل أفضل للحفاظ على توازن التخزين.
- تقليل وقت الصيانة والتعطل للإصلاحات من خلال ميزات برامج الصيانة الوقائية التي يمكنها التخطيط للصيانة الروتينية قبل الأعطال الميكانيكية
قم بإنشاء بيئة عمل أكثر أمانًا عن طريق تجنب انتهاء صلاحية المنتج
هناك أيضًا أنواع أخرى من أنظمة WMS مثل أنظمة تنفيذ المستودعات (WES) ، وهي مجموعات برامج لوجستية مصممة لإدارة انتقاء المنتجات وتوزيعها وتخزينها في الموقع. بينما يستخدم الموزعون هذا البرنامج بشكل أساسي ، يستخدم المصنعون أيضًا WES لعمليات تجميع المنتجات والتعامل مع المواد الخام.