بحث و كتابة : أسامة نوح
محتوى المقالة
ما هو نظام ERP System؟
ما هو نظام ERP System؟
هو مجموعة متكاملة من تطبيقات الأعمال، تسمح بتبسيط و تحسين عملياتها التجارية، مثل العمليات المالية و المبيعات، مما يزيد الدقة في استلام الطلبات وزيادة الكفاءة في العمليات العامة.
يأتي أهمية نظام ERP System من الرؤية الكاملة التي يوفرها لعمليات أعمالك.
مع أنظمة ERP ستكون وظائف عملك أكثر سهولة حيث تتعامل مع الاحتياجات الحالية فورًا والتخطيط للحاجات المستقبلية لاحقًا.
الاستخدامات التجارية الرئيسية لـ ERP System
اعتبارًا من عام 2018 ، كانت قيمة سوق (ERP) تبلغ 35.81 مليار دولار، وذلك وفق تقارير Statista.
تشير التقارير إلى أن هذا الرقم قد يقترب من 40.5 مليار دولار بحلول عام 2025، مما يمثل نموًا بنسبة 13.6% سنويًا.
في الوقت الحالي ، لا يمكن للشركات أن تتخلى عن الخدمات و الكفاءات التي توفرها نظام ERP المتكامل، فهذا ما يدفع كثيرين إلى التساؤل: ما هو ERP System؟
سواء كنت صاحب أعمال صغير تبدأ للتو ، أو مؤسسة قوية تسعى لتحسين عمليات أعمالها ، يمكن أن تستفيد من برنامج ERP.
قد تلاحظ زيادة في الأعمال أو توسع قاعدة العملاء، مما يؤدي إلى زيادة حجم العملاء ، وتوظيف المزيد من الأشخاص ، وتطوير مجموعة أوسع من المنتجات.
قد تؤدي هذه التعقيدات إلى ضغط يمكن أن يسقط الشركات غير المستعدة ، وهذا يعني أنه ستحتاج إلى أن تكون واقعيًا في إستخدام نظام ERP.
يمكن تخصيص برامج ERP بناءً على الصناعة التي تنتمي إليها أو على الميزات الأساسية الضرورية لتحسين أداء عملك.
قد تم تطوير بعض البرمجيات مع صناعة معينة أو مجموعة من الوظائف في الاعتبار.
قد تكون الأخرى أكثر تعميمًا وتحتاج إلى بائع ERP لديه خبرة في إختيار الوظائف المناسبة لعملك.
المحاسبة في أنظمة ERP
هل مازلت في حاجة إلى مزيد من الإجابة التي تجيب عن: ما هو نظام ERP System ؟، هذا النظام يتقن إدارة الحسابات المالية فهي في مقدمة نظام ERP.
يمكن من خلالها التعرف على حسابات الدفع ، وحسابات الاستقبال ، واليومية العامة، بجانب تتبع الإيرادات والمصاريف، وأيضًا مرتبات مؤسستك.
إدارة علاقات العملاء
غالبًا يتم بيع برامج إدارة علاقات العملاء (CRM) بشكل منفصل، ولكن برامج ERP يمكن أن قدرات للمساعدة في علاقات العملاء.
تدعم هذه التطبيقات فريقي المبيعات والتسويق وتلبي احتياجات إدارة جهات الاتصال، وتتبع تاريخ المحادثات، ومراجعة تاريخ الطلبات وإنشاء عروض الأسعار.
إدارة الموارد البشرية ( HR )
بما أنك تسآلت عن: ما هو ERP System؟ فيجب أنت تعرف قدرته على مراقبة القوى العاملة من خلال ميزات إدارة الHR
تساعد أنظمة الموارد البشرية في عملية التوظيف والحفاظ على علاقات إيجابية مع موظفيك الحاليين.
تغطي هذه الأدوات عملية إدخال الموظفين، وتتبع الوقت والحضور، وإدارة المرتبات.
إدارة المخازن
هي أحدى المميزات التي يجب الحديث عنها عند الإجابة عى تساؤل: ما هو ERP System ؟ فهي تساعد في تتبع جميع المعلومات حول المنتجات التي تصنعها أو تشتريها أو تخزنها أو تبيعها.
تبسط برامج إدارة المخزون تسعير المنتجات وتساعد في الحفاظ على مستويات المخزون الأكثر فعالية.
إذا تم دمج المخزون مع تطبيقات ERP الأخرى، ستقلل متطلبات مستويات المخزون وتكاليف التخزين بناءً على فهم أفضل لحركة المخزون.
إدارة سلسلة التوريد برامج ERP
الشركات المصنعة والموزعة احدى أبرز الشركات التي تستخدم أنظمة ERP بشكل يومي.
يمكن أن يعزى ذلك إلى الحاجة إلى تحسين خدمات الشحن المتضمنة في الحصول على المواد الخام وتسليم المنتج النهائي للعميل.
سوف يدير مجموعة برامج إدارة سلسلة التوريد تدفق السلع والخدمات بين المواقع بأكبر فعالية وبأقل تكلفة ممكنة.
مميزات برامج ERP System
وننتقل إلى جزء آخر من الإجابة على تساؤل: ما هو نظام ERP System ؟ فإذا كنت تبحث عن نظام ERP جديد أو حتى ترقية النظام الحالي ، فمن المهم أولاً وقبل كل شيء أن تفهم فوائد نظام ERP.
يمكن أن يوفر لك ذلك رؤيةً في الوقت الفعلي لاحتياجات عملك ، وما يمكنك تحمله من ناحية الميزانية ، وما يمكنك تنفيذه بواقعية في مؤسستك.
- تحسين الإنتاجية: القضاء على المهام المتكررة أو المكررة من خلال التعامل على البرنامج.
- تقليل التكاليف التشغيلية: من خلال البرنامج و طريقة تحسينه للعمليات ، و وقتها يمكنك تقليل تكاليف العمالة.
- تقديم خدمة عملاء أفضل: زيادة سرعة الوصول إلى معلومات العملاء وتواريخ التواصل و المعاملات مع شركتك.
- تصبح أعمالك أكثر سهولة في الوصول: الوصول إلى البيانات عن بعد باستخدام برنامج ERP سحابي يمكن أن يعمل في متصفح الويب أو عبر جهاز محمول IPad أو Android.
- تبسيط العمليات والحصول على رؤية لسير العمل: مراقبة آليات العمل الداخلية لاتخاذ قرارات أعمال أفضل.
توفير الشفافية لموظفيك ، والموردين ، والعملاء ، أو حتى المساهمين. - تحسين أمان البيانات: تعيين أذونات أمان لضمان عدم التضحية ببيانات الشركة الرئيسية.
كيف تساعد أنظمة ERP System هذه الشركة؟
نظام ERP يقوم بتبسيط سير العمل من خلال دمج عمليات عملك في مكان واحد.
عندما تكون جميع بياناتك في الوقت الحقيقي متاحة في منصة واحدة ، ستقضي على الحاجة إلى استخدام برامج منفصلة و غير متصلة مع بقية البرامج ، أو تخزين البيانات باستخدام جداول Excel.
يعزز تخزين جميع بياناتك في مكان واحد أيضًا التعاون بين مختلف الأقسام ، مما يؤدي إلى تحسين التواصل أثناء المشاريع.
- مثال واحد هو صناعة التصنيع ، حيث يمكن أن يساعد نظام ERP للتصنيع في تحديد تفصيلات الفواتير المخصصة ، وإصدار الفواتير ، وجدولة الإنتاج لتسريع وقت الإنتاج ، وتقليل التكاليف ووقت الشحن ، وزيادة رضا العملاء.
- مثال آخر هو الشركات المتخصصة في الخدمات المهنية، مثل وكالات التسويق ، حيث تعتمد سير العمل بشكل كبير على التقاويم والمهام ، مما يؤدي إلى بيئة إدارة المشاريع.
تقدم برامج ERP تقارير مالية أفضل من خلال السماح للتحليلات بمراجعة البيانات المالية التاريخية والفورية.
سيساعد ذلك في اتخاذ قرارات صائبة وسيساهم في تقسيم عملك حسب المنطقة أو الموقع أو مركز الربح ، أو حتى حسب الموظف.
بدلاً من أن تكون بيانات الشركة المالية وبيانات المبيعات مُشتتة عبر أنظمة متعددة ، سيؤدي نظام واحد موحد إلى تحسين أمان البيانات وإمكانية الوصول إليها.
سيسمح لك مستودع مركزي بمراقبة العمليات اليومية من أجل التحسين المستمر.
وهذا سيؤدي إلى تحسين التواصل بشكل عام بين الأقسام المتعددة التي قد تعتمد على بعضها البعض لإكمال الطلبات.
أمثلة على أفضل برامج ERP
بعد أن استفضنا في الإجابة على تساؤل: ما هو نظام ERP System ؟ على الرغم من وجود العديد من أنظمة ERP System ، قد لا تعمل كلها بالطريقة التي توقعتها.
قبل أن تتقدم بتنفيذ نظام ERP ، سترغب في معرفة ما يحتاجه عملك وما الذي يهمك بشكل أكبر ، مثل ما إذا كنت ترغب في نظام ERP على الجهاز أم سحابي (أونلاين).
فيما يلي مجموعة موجزة من برامج ERP التي ساعدنا زوارنا في مراجعتها على مر السنين.
اسئلة شائعة عن برامج ERP:
ما المقصود ب ERP ولماذا نحتاجه؟
هي برامج تساعد المؤسسات والشركات في إدارة عمليات الأعمال الأساسية وإدارتها بأفضل طريقة ممكنة لتحقيق الأداء الأمثل، من خلال تنسيق تدفق البيانات بين بين الإدارات المختلفة داخل المؤسسات، مما يوفر مصدرًا واحدًا للمعلومات الإدارية والمالية والحسابية.
وتحتاجه الشركات لربط الإدارات المختلفة داخلها في برنامج واحد لديه القدرة على التعامل مع جميع العمليات الحسابية وإدارة المخازن والمشتريات والمبيعات وإصدار الفواتير وإدارة عمليات التوظيف داخل المؤسسة، مما يساهم في تقديم معلومات دقيقة عن حالة هذه الإدارات داخل الشركة، مما يمكن أصدار المؤسسات من أتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت الصحيح.
ما هي أنواع برامج ERP؟
يوجد أربعة أنواع من برامج تخطيط موارد المؤسسات، فهناك برامج ERP المحلية التي يتم تشغيلها على أجهزة الشركة أو المؤسسة، وهناك برامج ERP السحابية التي تمكن المستخدم من متابعة أعماله من أي مكان وفي أي وقت، وهناك برامج المفتوحة والتي تعرف Open-Source ERP، وهي برامج مجانية ولكنها في الغالب لا تتمتع بنفس مميزات البرامج المدفوعة، وهناك برامج ERP هجين وهي التي تجمع بين البرامج المحلية والسحابية.
ما هي الخصائص الرئيسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات؟
هي برامج تمكنك من إدارة جميع العمليات المالية والحسابية والإدارية في مكان واحد، وتتبع كل عملية والحصول على تفاصيلها في أي وقت وأي مكان، وتساهم في حفظها إلى حد كبير من الاضطرار، والتكامل بين إجراءات العمل عبر الأقسام المختلفة، بالإضافة إلى تمتعها بمظهر البرنامج متناسق وسهل التعامل مما يسهل التدريب عليه وبالتالي تقليل تكاليف التدريب
هل استطيع استخراج تقارير متعدد في النظام المحاسبي ERP؟
يوفر لك نظام erp المحاسبي إمكانية إنشاء عدد لانهائي من التقارير المختلفة التي توضح اجمالي المبيعات والمشتريات والأصول وتكلفة البضائع داخل المخازن، وحالة العملاء والتنظيم الإداري داخل المؤسسة، وتتبع الفروع ومراقبتها، كل ذلك وغيره في صورة معلومات ورسوم بيانية بسيطة، تمكنك من تحليل أداء شركتك بسهولة.
ما الذي يجعل قرارات تطبيق ERP أكثر دقة؟
هناك نقاط توضح أهمية العمل من خلال برامج ERP، وهي:
- دقة المعلومات المالية والمعلومات المتعلقة بسير العمل داخل المؤسسة وتقليل الأخطاء الناتجة عن الأدوات الأكثر بدائية كالأوراق وبرامج الإكسيل.
- سرعة اتخاذ القرارات نتيجة التقارير التحليلية عن العمل والتي يمكن الحصول عليها في أي وقت.
- يمكنه اتمام الكثير من المهام المكتبية المتكررة، مما يوفر الكثير من الوقت ويعطي الموظفين مساحة إبداعية كبيرة.
- يمكنه تقليل نفاقات المؤسسة من خلال التحكم في عدد من العمليات التي قد يحدث من خلالها اختلاسات أو سرقات.
- الارتقاء بمستوى وكفاءة الموظفين لديك، وتدريبهم على التعامل مع تقنيات عالية المستوى.
- ضمان حماية البيانات من خلال تقنيات التشفير المقدمة من النظام ومن خلال الحفاظ على سرية البيانات في مكان واحد يتم تحديد صلاحيات كل شخص وما يظهر له من هذه البيانات.