دليل الشراء
هناك العديد من برامج الحسابات والأمور المالية للأعمال الصغيرة متاحة في السوق اليوم، وتُعرف أحيانًا ببرامج المحاسبة.
يأتي بعض هذه البرامج مع وظائف متخصصة تقريبًا لأي صناعة أو حجم منظمة.
كصاحب عمل صغير، ستحتاج إلى التفكير في عملك ونوع الوظائف المحاسبية الخاصة التي ستحتاج إلى أداءها أداة التحاسب للحفاظ على حسابك المصرفي بصحة جيدة.
تتغير برامج محاسبة الأعمال والمعايير باستمرار مع تطور التكنولوجيا، وهذا يمكن أن يجعل عملية اختيار برامج المحاسبة للأعمال الصغيرة أو الشركات الأكبر حجمًا أمرًا صعبًا على أصحاب الشركات.
هذا الدليل للمشترين مصمم لجعل عملية العثور على برنامج المحاسبة أمر سهل.
برامج المحاسبة هي أداة تستخدمها الشركات لتتبع البيانات المالية، وإصدار الفواتير، وحسابات البنوك، وأوامر الشراء.
معظم خيارات برامج المحاسبة تقدم أدوات أساسية يمكنها التعامل مع المهام المحاسبية التالية:
- اليومية العامة (General Ledger) : تسجيل جميع المعاملات المالية للشركة وإعداد قائمة بالأصول والالتزامات وحقوق الملكية.
- حسابات العملاء (Accounts Receivable) : تتبع المدفوعات الواردة من العملاء وإنشاء الفواتير ومتابعة ما إذا كانت الفواتير قد تمت تسويتها أم لا.
- حسابات الموردين (Accounts Payable) : تتبع المدفوعات المستحقة للموردين وتنظيمها بشكل منتظم.
- تواصل البنك (Bank Reconciliation): مقارنة السجلات المالية للشركة مع البيانات المصرفية للتأكد من أنها متطابقة.
- خدمات المرتبات (Payroll Services): إدارة الرواتب والاحتسابات الضريبية والاستقطاعات والإيداعات المصرفية.
- تقارير مالية (Financial Reports): إنشاء تقارير مالية مثل قوائم الدخل وقوائم التوازن والبيانات المالية الأخرى التي تساعد في تقييم أداء الشركة واتخاذ القرارات المالية.
هذه المهام الأساسية تمثل جزءًا من وظائف الأدوات الأساسية لبرامج المحاسبة، ولكن العديد من هذه البرامج توفر أيضًا ميزات إضافية تختلف من برنامج لآخر وتتناسب مع احتياجات الشركة بشكل خاص.
برامج المحاسبة تأتي بمجموعة متنوعة من الوظائف والمميزات لتلبية احتياجات مختلفة لأنواع مختلفة من الأعمال.
سنذكر هنا هي بعض الوظائف الرئيسية التي تقدمها برامج المحاسبة المختلفة:
- المحاسبة الأساسية (Core Accounting): تساعد هذه الوظيفة في تسجيل العمليات المحاسبية الأساسية مثل دفتر الأستاذ العام، وتتبع العمليات المحاسبية بما في ذلك الحسابات المدينة والحسابات الدائنة، والفواتير المتكررة، والأصول الثابتة.
هذه الوظائف أساسية لجميع الأعمال لإدارة المشروعات والأمور المالية. - محاسبة الأموال (Fund Accounting): تدعم هذه الوظيفة المنظمات غير الربحية والكيانات الحكومية في تتبع أمورهم المالية وإنفاق الأموال.
تسمح للمنظمات غير الربحية بتتبع إنفاق التبرعات أو المنح للتأكد من أنها تلبي متطلبات مقدمي الأموال. - إدارة المخازن (Inventory Management): تساعد هذه الوظيفة الشركات في تتبع مستويات المخزون لتحقيق أقصى ربحية وتجنب الإنفاق الزائد وتقليل التكاليف المتعلقة بإهدار المخزون.
تبقي نظام إدارة المخزون الصحيح المعلومات محدثة من خلال تتبع مستويات المنتجات والطلبات والمبيعات والتسليمات. - إدارة الفواتير (Billing & Invoicing): تساعد أنظمة الفواتير في تنظيم جمع المدفوعات من العملاء لضمان جمعها في الوقت المناسب وباستمرار وبأقل قدر من الأخطاء البشرية.
توجد العديد من أنواع أنظمة الفواتير المصممة لدعم مجموعة واسعة من الصناعات ونماذج الأعمال وطرق الدفع ومعالجة البطاقات الائتمانية وتتبع الجداول المالية. - الميزانية والتنبؤ (Budgeting & Forecasting): يمكن للمستخدمين الاستفادة من أدوات الميزانية والتنبؤ لتوقع الرؤية المالية للشركة من خلال البيانات التاريخية وتقدير الظروف المستقبلية.
تُستخدم هذه الأنظمة عادة في الشركات التي يجب أن تجمع بين توقعات وميزانيات الأقسام المتعددة وهي مفيدة حيث تقود متغيرات متعددة التوقعات النهائية. - محاسبة الأصول الثابتة (Fixed Asset Accounting): تتبع هذه الوظيفة الأصول الثابتة من خلال توفير قاعدة بيانات مركزية تحتوي على معلومات أصول هامة مثل الموقع، ووقت الاستلام والإرجاع، وجدولة الصيانة، والتاريخ المراجعة، والتكلفة، والاستهلاك.
- إدارة المرتبات (Payroll Management): تساعد أنظمة المرتبات الشركات في تتبع المرتبات للموظفين.
تقوم أيضًا بإنشاء وطباعة الشيكات، وخصم ودفع الضرائب الحكومية تلقائيًا، وإنشاء التقارير القانونية والضريبية اللازمة بشكل منتظم.
تساعد تذكيرات الدفع التلقائية للرسوم المطلوبة الشركات في تجنب العقوبات القانونية.
أي نوع من المشترين أنت؟
قبل تقييم الخيارات المتاحة، يجب أن تحدد نوع المشتري الذي أنت عليه. أكثر من 90% من المشترين ينتمون إلى إحدى هذه الفئات الثلاث:
- أصحاب الشركات الصغيرة الناشئة (Growing Small-Business Owners):
تقف هذه الشركات على الترقية من الأنظمة الأساسية إلى أنظمة محاسبة للأعمال الصغيرة أكثر تطورًا تدعم وظائف متقدمة.
تقوم الشركات الناشئة بترقية أنظمتها لأسباب متنوعة.
ستصبح وظائف تخصصية للصناعة مهمة عندما تصل الشركة الصغيرة إلى حد معين من الحجم. - مشترين من الشركات الكبيرة (Enterprise Buyers):
يمثل هؤلاء المشترين الشركات والمؤسسات التي تحتاج إلى وظائف كاملة لموارد المؤسسة (ERP).
عادةً ما تشمل هذه الأنظمة وظائف لتجميع الشركات المتعددة، والعمليات الدولية والعمل بالعملات الأجنبية، وأمور أخرى ذات صلة بالكيانات الكبيرة. الربط السلس عادةً ما يكون أكثر أهمية من المميزات الخاصة بالتفاصيل.
ومع ذلك، هناك تفاوت كبير في كل من هذين المجالين، ويجب على المشترين فحص كلاهما. - مشترين أفضل من فئتهم (Best-of-Breed Buyers):
يركز هؤلاء المشترين على وظائف محددة.
على سبيل المثال، تحتاج المؤسسات غير الربحية إلى البحث عن برامج محاسبة تمكنها من أداء محاسبة الأموال.
تتبع هذه الطريقة الأموال بطريقة تمكن مقدمي التمويل المختلفين من رؤية التقرير الصحيح حول كيفية استخدام كل مبلغ من الأموال.
من ناحية أخرى، في مجال التعليم، تحتاج الجامعات والكليات غالبًا إلى برمجيات خاصة بالتعليم العالي، لأغراض تشمل توزيع المساعدات المالية.
شركات البناء أو شركات الهندسة، على سبيل المثال، عادةً ما تحتاج إلى نظام يمكنه تقسيم التكاليف حسب كل مشروع وموقع، وكذلك مميزات أخرى.
بالنسبة لمشترين أفضل من فئتهم مثل هؤلاء، تكون مميزات المحاسبة غالبًا أكثر أهمية من التكامل.
الفوائد والمشاكل المتوقعة
فوائد أنظمة المحاسبة واضحة: رؤية أفضل للتكاليف وإدارة النفقات، وتحسين تتبع المخزون، وأوامر الشراء، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات مالية أكثر حكمة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن للأنظمة إنشاء تقارير مالية بطرق متعددة لتلخيص هذه المعلومات بشكل بسيط.
على سبيل المثال، يمكن للمؤسسات غير الربحية إنشاء تقارير خاصة بمقدم منحة معين، حيث يتم تفصيل كل قرش من التمويل بدقة.
وهذا يتيح للمنظمة أن تكون مسؤولة اتجاه المستثمرين والمتبرعين والجهات المانحة، مما يحافظ على الثقة ويتجنب الضرر المالي.
هناك عدد من المشكلات التي يجب تجنبها عند اختيار برنامج محاسبي.
يجب على المشترين في بعض الصناعات التأكد من تضمين الوحدات المناسبة في النظام الذي يشترونه.
على سبيل المثال، يجب على شركات الهندسة وشركات البناء اختيار نظام يحتوي على موديول مراكز التكلفة.
مشكلة أخرى تتعلق بمعدل نمو الشركة؛ يجب على المشتري أن ينظر في مدى سرعة نمو الشركة في وقت الشراء. بهذه الطريقة، لن تنمو الشركة بسرعة على نظام برمجي بعد استثمار وقت وأموال كبيرة في عمليات الاختيار والتنفيذ.
اتجاهات السوق التي يجب أن تفهمها
أثناء تقييم برامج المحاسبة، يجب أن تأخذ في اعتبارك هذه الاتجاهات الحالة في السوق:
- برنامج كخدمة (SaaS):
تكتسب برامج الحسابات (SaaS)، أو ما تعرف ببرامج الحسابات السحابية، شهرةً متزايدة حيث يدرك المشترين مزايا تكاليف التشغيل المنخفضة ووقت التنفيذ الأسرع. - تطبيقات الجوال:
تكتسب تطبيقات الجوال شهرة على نطاق واسع، ومجال المحاسبة ليس استثناءً.
تحقق من كيفية ابتكار كل شركة في هذا الجانب وتأكد من أن تطبيقهم المحمول متوافق مع أجهزة Android أو iOS التي تستخدمها. - زيادة التخصص حسب الصناعة:
بشكل متزايد، يُطالب المستهلكون بمزيد من المميزات الخاصة بالصناعة.
تضيف البرامج بشكل متزايد مميزات جديدة تلبي احتياجات المشترين في الصناعات الخاصة بهم.
تأكد من مراعاة المميزات التي تتناسب مع صناعتك الخاصة عند التحقيق في الأدوات البرامج. - ذكاء الأعمال(BI):
الاهتمام بذكاء الأعمال في ازدياد.
يقوم ذكاء الأعمال بأخذ كميات ضخمة من البيانات وتنظيمها في تقارير مصممة لدعم تحسين الأعمال.
العديد من البائعين يقومون الآن بدمج ذكاء الأعمال في أنظمتهم لإدارة المحاسبة.