هناك العديد من الفوائد المذهلة اتمام عمليات الدفع الخاصة بك:

الحد من أخطاء الدفع

العمليات التقليدية لحسابات الدفع تزيد من فرص حدوث أخطاء بشرية. حتى أكثر المحاسبين الماهرين في فريق حسابات الدفع يمكن أن ينزلقوا عند نقل فاصلة عشرية بالخطأ عند حساب الفواتير. إنها مجرد مسألة إحصائية، حيث كلما كانت المهام اليدوية أكثر، زادت فرص حدوث أخطاء صغيرة تتراكم. تقلل العمليات الأوتوماتيكية لحسابات الدفع
من إمكانية حدوث الأخطاء.
من خلال تقليل أخطاء معالجة الفواتير، تساهم اتمام حسابات الدفع في تقليل التكلفة الناجمة عن الأخطاء المحتملة. حيث تسجل البرمجيات الأمر الأصلي للشراء، وتقوم التطبيقات دائمًا بالتحقق من سعر الدفع مقابل التكاليف المتفق عليها.

تجنب الدفعات المتأخرة (والعقوبات)

المدفوعات دائمًا لها تواريخ استحقاق. تفويت الدفع أو التأخر بضعة أيام يمكن أن يؤدي إلى فرض رسوم. والأسوأ من ذلك، أنه يمكن أن يضر بعلاقتك مع الموردين. لحماية علاقاتك مع الموردين، تحتاج إلى إجراء دفعات في الوقت المناسب. ولكن حتى إذا قمت بإرسال شيك في الوقت المحدد، هناك دائمًا فرصة لتأخير التسليم بسبب البريد.
المدفوعات الإلكترونية لا تأخذ أيامًا للتسليم – فهي تكاد تكون فورية. يمكن للتنبيهات الأوتوماتية أن تخطر قسم الفواتير الخاص بك عندما يكون الدفع مستحقًا. يمكنك حتى تحديد الجدول الزمني لمقدار الوقت الذي تحصل فيه على هذه التنبيهات وفقًا لجدول حسابات المستحقات.

نماذج الدفع الموحدة

البيانات المالية أمر معقد عند تقديمها في تنسيق موحد. ومع ذلك، لدى كل شريك تجاري طريقته المفضلة لإصدار الفواتير. لا يمكنك تعديل عمليات الدفع لتلائم كل منهم بشكل فردي. بدلاً من ذلك، تتيح لك تطبيقات تبادل البيانات الإلكترونية والتعرف الضوئي على الأحرف مسح الفواتير من جميع الموردين والموردين الخاصين بك إلى تنسيق رقمي واحد.
من خلال توحيد الفواتير عند وصولها، يمكنك تقليل إدخال البيانات. سيقوم نظام المحاسبة ذي الأدوات EDI و OCR تلقائيًا بتجميع البيانات التي تحتاجها لتبسيط عملية الدفع. بعد ذلك

الوصول المحمول من أي مكان

تشمل حلول اتمام حسابات الدفع عادة تطبيقات محمولة لضمان إمكانية الوصول الإضافية أثناء عملية الموافقة. إذا كنت مسؤولًا عن تفويضات الدفع، فإنك بحاجة لأن تكون متاحًا حتى أثناء التنقل. من خلال تطبيقات الجوال، يمكنك تقديم الموافقة لفريق حسابات الدفع في أي وقت يناسبك. ويمكن أن يقلل ذلك من تكاليف معالجتك حيث لا يتوجب عليك إضاعة الوقت في الذهاب إلى المكتب لإعطاء موافقة على الفواتير.
الحفاظ على سجلات دفع دقيقه
عندما تقوم بدفع مورد أو مورد، يتم تحديث سجلاتك لتظهر أن حسابك قد تم دفعه. بمجرد أن يستلم المورد الدفعة منك، سيقوم بتحديث رصيد حسابه المستحق. للأسف، يكون دفعتك معرضًا للخطر بمجرد مغادرتها من يديك حتى تصل إلى يدي المستلم. ما لم تكن ترغب في دفع مبلغ أعلى من أجل تأكيد التسليم، لا يوجد وسيلة لتتبع دفعاتك من خلال وسائل الشحن التقليدية. إذا لم تصل الدفعة أبدًا، فإنها ستكون كلمتك مقابل كلمتهم.
الدفع إلكترونياً يضيف طبقة من الحماية لتفاعلاتك مع الموردين: يقوم برنامج حسابات الدفع الأوتوماتيكي بتتبع مدفوعات الفواتير الإلكترونية لديك، حتى تكون لديك دائمًا سجلًا عندما تم دفع الفواتير. إذا كان هناك أي تباينات مع مورد، فأنت مغطى بسجلاتك الرقمية.

بالإضافة إلى ذلك، تقدم هذه التقارير لحسابات الدفع معلومات قيمة عند حان وقت التفاوض مع الموردين. النظر في مدفوعاتك السابقة يمكن أن يساعدك في وضع شروط أفضل. وعلى المدى الطويل، يمكنك استخدام سجلات حسابات الدفع الخاصة بك لمعرفة الموردين الذين قدموا لك أفضل أسعار الشراء تاريخيًا. سيتيح لك نظام تخطيط موارد المؤسسة المتكامل تتبع مدفوعات حسابات الدفع وتحديد أماكن تكدس الفواتير المحتملة.