تعتبر عملية شراء برنامج محاسبة جديدة لعملك قرارًا بالغ الأهمية، إذ يمكن لهذه البرامج أن تلعب دورًا حاسمًا في تبسيط العمليات وزيادة الإنتاجية، مما يؤدي إلى تحقيق نمو إيجابي في الإيرادات.
سواء كنت مالكًا لشركة صغيرة أو مديرًا أو قائدًا للفريق، نحن هنا لمساعدتك في هذه الرحلة. في هذا المقال، سنأخذ بيدك خطوة بخطوة في عملية اختيار وشراء برنامج محاسبي جديد، حتى تضمن النجاح والتطور المستدام لأعمالك.
كيفية شراء برنامج محاسبي جديد:
ربما يكون شراء برنامج محاسبي مثل سباق، ولكن الوقت الذي تخصصه لبحثك الدقيق حول هذا التحدي الرئيسي، ومناقشته مع زملائك، واستكشاف الخيارات المتاحة سيمنحك الثقة اللازمة لاتخاذ القرار الأمثل بشأن المنصة المحاسبية التي تناسبك تمامًا.
إذا كنت تتساءل من أين تبدأ عندما يتعلق الأمر بـ شراء برنامج محاسبة ، فعليك باتباع الخطوات التالية:
حدد نقاط الضعف او التحديات التي تريد من البرنامج المحاسبي حلها
قد يكون لديك بالفعل فهم جيد للتحدي الرئيسي الذي يمكن أن يحله البرنامج المحاسبي الجديد، ومع ذلك، من الضروري أيضًا استشارة الزملاء. إجراء مناقشة مفتوحة مع فريق العمل بشأن العمليات التي يرونها بحاجة إلى تحسين يمكن أن يساهم بشكل كبير في تحديد احتياجات البرنامج المحاسبي .
قم بإعداد استبيان بسيط يمكنك استخدامه لجمع آراء الفريق بشكل فعال. يُرجى توزيع هذه الاستبيانات على أفراد الفريق للإجابة عليها، أو يمكنك تطبيق الأسئلة في نموذج استبيان عبر الإنترنت لتجميع الاقتراحات بشكل إلكتروني.
بعد استلام النتائج، يُفضل تحليل البيانات لتحديد النقاط المشتركة والاحتياجات الأساسية التي يجب تلبيتها من قبل البرنامج المحاسبي الجديد. هذا سيساعدك في اتخاذ قرار مستنير أثناء البحث عن منصات البرامج المحاسبية المناسبة .
حدد متطلبات البرنامج المحاسبي بدقه ووضوح
بمجرد تحديد متطلبات البرنامج المحاسبي الرئيسية الخاصة بك، حان الوقت للانتقال إلى تقييم الخيارات المتاحة والتحدث إلى البائعين. سيؤدي التعامل مع هذه المناقشات بخطة إلى الحفاظ على تركيز البحث عن البرامج الخاصة بك وإعدادك للنجاح.
أثناء التحدث إلى البائعين، قارن الخيارات المتاحة لك.
اليك افضل 5 برامج محاسبية يمكنك الاطلاع علي هذا المقال : اعلي 5 برامج محاسبه تقييما
البحث و الاتصال بشركات البرامج المحاسبية
- بعد استلام ملاحظات زملائك، اتجه إلى التركيز على نقاط الضعف الجديدة أو المزايا التي يمكن أن تقدمها برامج الحسابات لعملك.
على سبيل المثال، إذا كان فريق الحسابات يواجه صعوبة في تتبع التقارير المالية بشكل فعال فهذا يمكن أن يؤثر على اتخاذ القرارات المالية الهامة. و إذا كان فريق المبيعات يجد صعوبة في إصدار الفواتير بسرعة ودقة، فقد يؤثر ذلك على عمليه البيع بشكل سريع و امن .
مهما كان التحدي، يجب عليك البحث عن برنامج محاسبي يمكنه التعامل مع المشكلات بفعالية. و يمكنه ايضا تقديم الميزات الجديده .
إليك بعض المتطلبات أو الأسئلة التي يجب اخذها في الاعتبار عند شراء برنامج محاسبة :
- كم عدد المستخدمين الذين سيستخدمون البرنامج المحاسبي ؟
- ما هي إجراءات الأمان التي يتبعها البرنامج لحماية البيانات المالية؟
- هل هناك نسخ احتياطي للبيانات وإمكانية استعادتها في حالة فقدانها؟
- ما هي سياسة الترخيص والاشتراك؟ هل يتم دفع رسوم سنوية أم مرة واحدة؟
- كم تكلفة البرنامج وهل هناك تكاليف إضافية مثل تحديثات أو دعم فني؟
- هل هناك دورات تدريبية متاحة لتعلم كيفية استخدام البرنامج بشكل فعال؟
- ما هو التقييم العام الخاص بالشركة؟ و هل متاح الاتصال بالعملاء السابقين للحصول على تقييماتهم حول البرنامج والخدمة؟
- هل متاح تقديم عروض توضح التفاصيل المالية والشروط والتسعير؟
حدد افضل خيار لك
خلال العروض التوضيحية مع البائعين، احصل علي انطباع من كل شخص في فريق عملك و ذلك بعد الاخذ في الاعتبار خيارات التسعير وخطط التدريب وخيارات الدعم طويلة الأجل لاتخاذ قرار نهائي.
على سبيل المثال، هل يقدم البائع خطة تسعير تتماشى مع احتياجات عملك وميزانيته ؟ ما هي التكاليف غير المتكررة والتكاليف المتكررة المرتبطة باستخدام البرنامج المحاسبي المختار ؟ كيف ستتأثر التكلفة إذا احتاج عملك إلى زيادة أو تقليل عدد المستخدمين ؟
ما هي خطة التدريب ؟ ما هو الجدول الزمني ؟ ما نوع الدعم الذي يقدمونه ؟ كيف سيتغير هذا الدعم بمجرد أن تكون تصبح عميل فعلي ؟
في هذه المرحلة، اطرح على البائع أسئلة مهمة حتى تتمكن من اتخاذ قرار مستنير.
من ثم ستصيح جاهز لتحديد الخيار الانسب لعملك.
شراء برنامج محاسبة و تطبيقه
بمجرد تقليص العروض إلى بائع برامج واحد، فأنت مستعد لبدء المفاوضات. تأكد من أنك مجهز بسلسلة من الأسئلة للتأكد من أنك لن تتعثر بعقد ستدفع ثمنه في المستقبل.